证券公司的档案室管理制度

2024-07-23 12:27

1. 证券公司的档案室管理制度

中诚信证券评估有限公司证券评级业务档案管理制度 1.  总  则 1.1 为加强公司证券评级业务档案的科学管理,统一业务档案管理工作制度,结合工作实际,制定本办法,请公司各部门共同遵照执行。 1.2 证券评级业务档案是公司从事证券评级业务活动的真实记录,是重要的原始专业档案,具有重要的参考利用价值,公司应当配备专职或兼职档案管理人员。 1.3 档案管理人员的职责是: 1) 收集、整理、保管和统计公司的业务档案和有关资料,确保档案的完整和安全; 2) 积极开展业务档案的利用工作,为开展业务提供服务; 3) 指导、督促、检查业务人员对业务文书材料的立卷归档; 4) 完成领导交办的有关档案工作的其他任务,并定期汇报档案工作情况。 2.  证券评级业务档案的内容及管理 2.1 证券评级业务档案包括但不限于: 1) 受托开展证券评级业务的委托书及项目立项资料; 2) 出具评级报告所依据的原始资料; 3) 工作底稿及评级过程中与发债主体、担保机构及其他中介机构之间形成的与评级有关的电话通话记录、会议记录、备忘录、邮件、传真和分析师对某一项目或分析的调查记录等资料; 4) 初评报告; 5) 信用评级报告(包括二级审核意见及底稿,正式评级报告); 6) 信用评级委员会表决意见及会议记录; 7) 评级结果发布资料; 8) 跟踪评级资料; 9) 跟踪评级报告; 10) 合规文件。  2.2 证券评级业务档案归档时间要求: 1) 项目立项后即可建档;  2) 各流程完成后相关人员及部门及时将该部负责的流转单及文件进行归档; 3) 出具正式报告后二周内完成项目的正式归档工作。 2.3 证券评级业务档案保管形式: 1) 档案管理人员需对每个证券评级项目单独建档,并制作档案目录; 2) 档案管理人员根据项目资料情况可采用文件夹或文件盒的形式保存相关档案资料; 3) 档案的编号原则上以出具正式报告的时间为序进行编号,档案编号应与登记通知书编号保持一致; 4) 档案编号应在档案夹或档案盒的脊背处明显标注,应年度、编号、数量、债券简称。如一个项目的档案超过一夹或一盒,应标明总夹(盒)数,及该夹(盒)数,即一个项目档案共4夹(盒),分别标为4-1,4-2,4-3,4-4; 5) 跟踪评级资料仍沿用原项目档案编号,注明跟踪评级时间即可。 2.4  归档要求: 1) 归档文件纸张统一为标准A4纸,可正反双面打印; 2) 档案交接要填写档案交接清单,并经交送人及接收人签字确认; 3) 接收业务人员的档案资料时,档案管理人员应检查、核对档案交接清单,并严格按文件归档要求对归档文件进行认真核查。主要包括两部分: A. 发债主体及担保主体提供的原始材料必须按照资料清单内容,经相关机构在封面及骑缝处加盖公章。 B. 公司内部流转表单、工作底稿及相关文件应严格按公司相关制度执行,经有关部门及人员签字确认。 4) 对不按期进行资料归档或不符合归档要求的,应给相关人员及部门出具书面意见,并限期改正。 3. 档案的借调与查阅 3.1 业务人员借阅档案必须履行一定的审批和登记手续,并限定借阅期限。因特殊情况不能按期归还的,应办理延期手续。 3.2 原项目参与人因工作需要,履行借阅手续,可以调阅原参与项目已归档的档案。但有明文规定须经领导批准的除外。 3.3 非项目参与人员因工作需要借阅项目业务档案的,应出示经公司评级副总监以上领导批示的正式调档函,并应履行借阅登记手续。 3.4 业务人员借出的业务档案不得转借给其他单位和个人使用。 3.5 凡涉及国家机密或公司商业秘密的业务档案,以及项目委托人要求保密的档案,一般不得借阅和查阅。特殊情况必须查阅的,需报公司副总裁以上领导批准。 3.6 凡经批准允许查阅的档案,可以摘抄或复印所查阅的内容,但密级档案不在此列。 3.7 对查阅或借出的业务档案,要及时催还。还回时如发现文件材料被拆、短缺、涂改、增删、污损等情况,应立即向公司领导汇报并及时追查。 3.8 档案管理人员必须严格遵守保密制度,保守国家机密和委托人商业秘密。不得违反制度向任何人提供档案和扩大利用范围,不得向他人泄露档案的内容。 4. 档案的保管期限 4.1 信用评级业务档案应当保存到评级合同期满后5年,或者评级对象存续期满后5年,业务档案的保存期限不少于10年。 5. 档案的鉴定和销毁 5.1 对于超过保管期限的档案应定期进行鉴定。鉴定工作由评级总监、项目负责人和档案管理人员组成鉴定小组共同进行。 5.2 经鉴定,对仍有保存价值的档案,应采取提高保管期限档次的办法延长保管期限。对确无保存价值的档案应登记造册,连同销毁报告一并报公司总裁办公会,经书面批准后予以销毁。 5.3 为防止遗失和泄密,销毁档案应由两人负责监销,监销人应在销毁清册上签字。 5.4 销毁档案清册和鉴定报告、审批意见由档案管理人员永久保存; 6. 档案的统计和移交 6.1 公司档案管理人员应对档案的收缴、移交、保管、利用等情况进行统计,并按规定定期向公司总裁办公会报送档案管理工作基本情况统计表。 6.2 档案管理人员调动工作时,应在离职前做好档案移交工作,办理交接手续。 7. 档案的保护和防护 7.1 存放业务档案的房屋,应坚实、防火、防盗、防潮、防高温、防鼠、防虫、防光、防污染,室内要保持清洁、整齐、通风。 7.2 档案库房要专用,不得存放与档案无关的物品。严禁在档案库房内外存放易燃、易爆物品。 7.3 随卷归档的音像档案,应单独存放保管,防止磁化,并根据保管期限定期复制。 7.4 档案管理人员应定期对档案进行检查和清点,对于破损、虫蛀、鼠咬、变质、字迹褪色的档案要及时采取防治措施,并进行修补和复制。发现案卷丢失的,应立即向有关领导报告,并积极查找。 8. 附则 8.1 本制度的修改权、解释权属于公司总裁办公会。 8.2  本制度自颁布之日起施行。

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